السلام عليكم ورحمة الله
والصلاة والسلام علي رسول الله
درس اليوم مع
واجبات ومهام مدير المدرسة "ماليا واداريا"
الأعمال المالية والإدارية
من الأعمال الهامة داخل المدرسة ويجب أن تؤدي بدقة وأمانه ونزاهة .
لذا فإنه من الضروري أن يكون مدير المدرسة علي علم ومعرفة بالقوانين والقرارات والنشرات والكتب الدورية المنظمة للأعمال المالية والإدارية لما لها من دور بارز في نجاح العملية التعليمية وعلي مدير المدرسة تقع مسئولية حسن سير الأعمال المالية والإدارية جنباً إلي جنب مع حسن سير العملية التربوية .
ـ وفيما يلي واجبات مدير المدرسة في مجال الأعمال المالية والإدارية وإذا التزم بها الجميع كلً في مجاله نجحت العملية التعليمية بشقيها التربوي والمالي والإداري : -
اولا : - الأعمال المالية
1. جرد خزينة المدرسة عهدة سكرتير المدرسة مرتين خلال الشهر للتأكد من أن ما تم تحصيلة تم توريده .
2. الالتزام بأوجه الصرف من مقابل الخدمات الإضافية والرسوم والاشتراكات التي تحصل من التلاميذ طبقاً للقرار الوزاري رقم 216 لسنة 2009 م .
3. الالتزام بأوجه الصرف من السلف المؤقتة والمستديمة وتسويتها في المواعيد المحددة لها دون تأخير مع جرد السلفة مرتين في الشهر ومتابعة سكرتير المدرسة في قيد السلف جميعها بدفتر 463 ج .
4. التأكد من أن المبالغ التي قام سكرتير المدرسة بتحصيلها من التلاميذ قد تم توريده لحساب المدرسة في البنك أو البريد وقد استخرجت قسائم تحصيل 123 تربية وتعليم لكل تلميذ سدد المصروفات وتوزيعها عليهم في نفس يوم التحصيل .
5. قيام مدير المدرسة بتشكيل لجان خاصة وهي ( لجنة المشتريات – لجنة الصيانة – لجنة فحص ملفات التلاميذ للصفوف الأولي والمحولين – لجنة التغذية – لجنة استلام الكتب الدراسية – لجنة متابعة تحصيل المصروفات المدرسية – الخ )
6. قيام مدير المدرسة بالتنبيه علي لجنة المشتريات بتقديم طلب قبل للشراء له موضح فيه الأصناف المطلوب شرائها ويؤشر عليها مدير المدرسة للسكرتير بالصرف وذلك في حدود المبالغ المحددة له وهي 100 جنيهاً لمدير ابتدائي و 200 جنيهاً للإعدادي و 500 جنيهاً للثانوي وذلك في الشراء بالأمر المباشر .
أما إذا استدع المر في أكثر من ذلك يتم عمل مذكرة للإدارة التعليمية لأخذ موافقة بالصرف مرفق فيها عروض أسعار للأصناف التي سوف يتم شرائها مع تحديد بنود الصرف المتوافرة في المدرسة مع موافقة مجلس الأمناء بالمدرسة .
7. قيام مدير المدرسة باعتماد مستندات الصرف من النشطة باعتباره الأمر بالصرف داخل المدرسة والتوقيع علي إذن الإضافة بما يفيد أن هذه الأصناف وردت للمدرسة طبقاً للفاتورة .
8. الالتزام بالصرف من حصيلة كل نشاط علي الأغراض التي حصل من اجلها ويحظر صرف مكافئات أو غيرها لغير العاملين بالمدرسة أو في أغراض لا تخصها
9. متابعة مدير المدرسة لسكرتير المدرسة في توريد أنصبة الإدارة والجهات الاخري طبقا للنسب المقررة وأن يكون التوريد أول بأول.
10. قيام مدير المدرسة بمتابعة سكرتير المدرسة في صرف مرتبات ومستحقات العاملين بالمدرسة واعتماد كشوف الصرف بعد الصرف للعاملين بالمدرسة وإرسالها إلي قسم الحسابات .
11. قيم مدير المدرسة بمتابعة سكرتير المدرسة في ع8مل سجلات قيد التلاميذ للمصروفات واعتماد هذه السجلات بعد استفاء السكرتير لجميع بيانات السجل.
12. قيام مدير المدرسة بمتابعة سكرتير المدرسة في فتح دفاتر22ور البنك و20ور المنصرف والقيد بهما أول بأول .
13. قيام مدير المدرسة بالتنبيه علي سكرتير المدرسة بعدم الاحتفاظ بأي مبالغ كبيرة في خزينة المدرسة وهذه مسئولية مدير المدرسة.
14. التأكد من أن الشيكات التي يتم استخراجها وصرفها من حساب المدرسة تورد للجهات المعنية أو صرفت كمجموعات دراسية منعا من المسائلة .
15. التأكد من أن المستندات بعد الصرف مستوفاة للشكل القانوني الواجب توافره في الفاتورة القانونية قبل تسليمها إلي سكرتير المدرسة.
16. من واجبات مدير المدرسة أيضا اعتماد مذكرات موافقة استعمال الدفاتر الآلية التي انتهت مدتها القانونية
ثانيا : واجبات مدير المدرسة في النواحي الإدارية
في مجال شئون العاملين :-
1. الموافقة علي الأجازة العارضة التي تقدم من العاملين بالمدرسة أو طارق لا يتسنى للعامل إبلاغ رؤسائه قبل القيام بها وهيلمدة7ايام تبدأ من أول يناير وتنتهي 31/12 بحيث لا تزيد في المرة عن يومي عمل متتاليين ويحتفظ بطلب الأجازة العارضة في الملف الفرعي للعاملين بالمدرسة
2. الموافقة علي الأجازة الاعتيادية المقدمة من العاملين بالمدرسة قبل القيام بها ورفعها للإدارة التعليمية وقيدها بسجل الأجازات بعمل مشروع للأجازات للعاملين بالمدرسة وإرساله للإدارة والأجازات الاعتيادية علي النحو التالي :-
(15)يوم في السنة الأولي-( 21) يوم لمن امضي سنة في الخدمة –(30)يوم لمن امضي 10 سنوات في الخدمة –(45 )يوم لمن امضي سن الخمسين وتحدد مواعيد الأجازات الاعتيادية للعامين بالمدرسة حسب مقتديات العمل وبما لا يتعارض مع سر الدراسة
3. إعداد التقارير السنوية للعاملين بالمدرسة بالاشتراك مع الموجهين المختصين
4. إصدار الأوامر الإدارية بإسناد العهد للعاملين بالمدرسة
5. التأكد من قيام مسئول شئون العاملين بالمدرسة بتسجيل عناوين العاملين بالمدرسة وغيابهم وأجازاتهم بدفتر 468ج ويعتمد من مدير المدرسة
6. التأكد من انضباط حضور وانصراف العاملين وتواجد كل منهم
7. في المكان المخصص له وعدم مغادرة المدرسة دون علمه مع اعتماد دفتر الحضور والانصراف يوميا
8. الإطلاع علي دفاتر نوبتجية عمال المدرسة والتأكد من توقيع المسئول عن النوبتجية واعتماد ذلك منه شخصيا وأيضا توقيع حراس الأمن في المدارس التي يتواجد بها حارس امن .
9. تحرير كشوف الأجور والمكافآت في أعمال التغذية
10. إمساك دفاتر قيد التغذية واستخراج إذن الإضافة والمساعدة في الحركة الشهرية .
واجبات مدير المدرسة في أعمال أمناء التوريدات:-
1. التأكد من قيام أمين التوريدات بالمدرسة باستلام الكتب الدراسية في الميعاد المحدد من المخازن قبل بداية العام الدراسي
2. التأكد من تسليم الكتب للتلاميذ بموجب كشوف توزيع يوقع عليها التلاميذ ونرسل هذه الكشوف لقسم المخازن بالإدارة للمطابقة وإرجاع الكتب الزائدة عن حاجة المدرسة منعا لعدم تعرضها للسرقة او الحريق او التلف.
3. التأكد من إتباع الإجراءات السليمة بعد إتمام عملية الشراء وهي استخراج أذون الاضافة1 مخازن حكومة وقيدها بدفتر 3 مخازن حكومة
4. تشكيل لجان لجرد عهدة المدرسة علي الطبيعة من أثاث وغيره كل سنتين والمطابقة مع قسم العهد بالمخازن وعمل كشوف بذلك بمعرفة أمين التوريدات ولجان الجرد.
سجلات التوريدات
1. إذن اضافة1 نموذج حكومة
(لإضافة أي عهدة استهلاكية أو دائمة).
2. دفتر عهدة المخزن مقسم إلي:
أ - استهلاكي (أدوات نظافة – كشوف- أوراق إجابة-.........)
ب - دائم( أثاث-أدوات كهربية-مراوح-............)
ج - دفتر 3مخازن حكومة
(لرصد أذون الإضافة وعهد الأنشطة
بالمدرسة والكتب....)
د- دفتر نموذج 6 مخازن عهد (لجرد محتويات دفتر 3 مخازن
حكومة)
ه- محاضر جرد الأصناف به إقرار بإضافة كل ما ورد بالمدرسة
وإقرار بعد المطابقة بواسطة لجنة من المدرسة موقع ومختوم .
و-دفتر نموذج 37 يرصد فيه شهادات الإعدادية.
ي-دفتر كشف أسماء أرباب العهد(وفيه الاسم-الوظيفة-نقدية-عهد
عينية).
س- دفتر مطابقة دفترية لانتقال العهد من شخص لآخر في المدرسة.
ش- دفتر الحركة الشهرية وفيه جرد شهري مالي للشهادات
و1 نموذج حكومة مع سكرتير المدرسة)
ص - دفتر 63 يسجل به السلف المؤقتة والمستديمة.
الاعمال الادارية لمدير المدرسة
وتقسم الاعمال الادارية لمدير المدرسة الى أربعة أقسام : -
القسم الاول/ مهام تتعلق بالطلبة.
القسم الثاني/ مهام تتعلق بالمعلمين.
القسم الثالث / المهام المتعلقة بالشؤون الإدارية العامة.
الأول / الخطة السنوية
الثاني/ سجلات المدرسية
الثالث/ المهام المتعلقة بالتقارير والمراسلات
القسم الرابع/ مهام تتعلق بالأمور الفنية والاجتماعية.
اولا/ مهام المتعلقة بالمنهج المدرسي.
ثانيا/ المهام المتعلقة بالإمكانات المادية بالمدرسة.
ثالثا/ المهام المتعلقة بخدمة المجتمع.
رابعا/ المهام المتعلقة بالمحافظة على الدوام.
خامسا / المهام المتعلقة بالعناية ببناية المدرسة ونظافتها.
سادسا / المهام المتعلقة بتنظيم النشاطات اللاصفية والإشراف على تنفيذها.
سابعا / المهام المتعلقة بالإشراف على الامتحانات.
اختصاصات ومهام مدير المدرسة الابتدائية:
يتولى المدير في المؤسسة التعليمية الابتدائية العمومية، تدبير كل ما هو إداري و،مادي ومالي، وتربوي واجتماعي، وكل ما يرتبط بالتواصل داخل وخارج المؤسسة التعليمية، في إطار احترام للنصوص التنظيمية والتشريعية الجاري بها العمل، فضلا عن كون هذه المهام تتطلب خبرة ميدانية ومهارات واستعدادات شخصية، لشغل المهام التي سنذكرها كما يجب، وهي كالتالي:
المهام الإدارية:
لمدير المدرسة الابتدائية العمومية عدة مهام إدارية نذكر منها:
– تدبير الموارد البشرية الذين يعملون تحت رئاسته؛
– تحديد بنية المؤسسة التعليمية، وتحديد حاجياتها من الموارد البشرية؛
– رئاسة مجلس التدبير، وإنجاز تقرير عام سنوي حول نشاط وسير المؤسسة وعرضه على المجلس المذكور؛
– تدبير المطعم المدرسي؛
– تدبير الزمن المدرسي وتأمينه، وتطبيق النصوص التشريعية المنظمة لهذه العملية؛
– ضبط عملية التسجيل والإحصاء والتراسل الإداري؛
– ضمان حسن سير الدراسة والنظام بالمؤسسة؛
– إبرام اتفاقيات شراكة مع الشركاء؛
– تمثيل الوزارة والأكاديمية والمديرية الإقليمية لدى السلطات
– المصادقة على الشواهد المدرسية وشواهد المغادرة.
المهام المالية والمادية:
– حصر المداخيل المالية للمؤسسة التعليمية خلال بداية الموسم الدراسي؛
– البحث عن موارد مالية أخرى لتمويل مشروع المؤسسة؛
– السهر على صيانة المؤسسة التعليمية والحفاظ على مواردها وممتلكاتها؛
– تحديد حاجات المؤسسة وضبط وسائل العمل وتحديد الأولويات؛
– حسن استعمال التجهيزات والحجرات؛
– وضع ميزانية المؤسسة التعليمية؛
– العمل على تحسين فضاء المؤسسة، والسهر على استغلاله على أكمل وجه؛
– جرد التجهيزات وتصنيفها حسب جودتها، وأهميتها للمؤسسة؛
– وضع ميزانية المؤسسة التعليمية؛
– جرد وتصنيف الأدوات الديداكتيكية، وتحديد احتياجات المؤسسة منها؛
– العمل على تنمية الموارد المالية للمؤسسة التعليمية، من خلال الشراكات المساهمات؛
– توثيق المستندات ذات الطابع المحاسباتي؛
– توزيع حسابات التعاونية المدرسية على المجالات الخاصة بالأنشطة والأندية التربوية؛
– ضبط وسائل التسيير المالي للمؤسسة: شيكات، مستندات…
– البحث عن موارد الدعم؛
– إنجاز تقرير سنوي يخص التدبير المالي للمؤسسة؛
المهام التربوية:
– السهر على إسناد الأقسام وتوزيع التلاميذ؛
– زيارة الأقسام ومراقبة وثائق الأستاذ ( المذكرة اليومية، ملف الغياب…) ؛
– تنظيم الامتحانات الإقليمية والمحلية، وامتحانات المراقبة المستمرة، مع تتبع النتائج وتقييمها واستثمارها؛
– إرشاد الأساتذة وتشجيعهم؛
– العمل على مراقبة مدى احترام استعمالات الزمن المدرسي؛
– العمل على تنظيم واحترام التربية البدنية؛
– رئاسة المجالس التربوية والتعليمية، ومجالس الأقسام وتنشيطها؛
– المساعدة على تأطير وتوجيه الأساتذة، خاصة الجدد منهم؛
– العمل على مراقبة مواظبة التلاميذ، وسير الدراسة داخل المؤسسة؛
– تنشيط الحياة المدرسية من أنشطة وأندية تربوية…
– تنظيم مهام حراسة التلاميذ؛
– الإخبار والتوجيه بشأن المستجدات التربوية، البرامج والطرائق…
التدبير الاجتماعي:
– تيسير التواصل مع الآباء ومختلف الفاعلين والشركاء من مجتمع مدني وغيره؛
– السهر على إنجاح عمليات الدعم الاجتماعي ( برنامج تيسير، مبادرة مليون محفظة، الزي الموحد، النقل المدرسي…).
– الحرص على خلق جو اجتماعي وتربوي داخل المؤسسة التعليمية؛
– تنظيم الإطعام المدرسي وتيسير استفادة المتعلمين منه؛
– تنشيط أدوار الجمعيات الفاعلة دخل المؤسسة التعليمية ( جمعية قدماء التلاميذ _ جمعية أمهات وآباء وأولياء التلاميذ _ جمعية التعاون المدرسي) ؛
– تفعيل دور الصحة المدرسية ومراقبة العاملين بالمؤسسة؛
التدبير التواصلي (تواصل داخلي) :
– تسهيل التواصل مع مختلف مكونات المؤسسة التعليمية ( معلمون، متعلمون، شركاء، أعوان…)، ضمان الاحترام المتبادل، تعزيز الخدمات التربوية التي تقدمها المؤسسة التعليمية؛
– العمل على شكل فريق، لتدبير الشراكات والمشاريع؛
– تثمين وتجويد المجهودات والابتكارات التي يتقدم بها العاملون داخل المؤسسة؛